Firmenwagen: Das müssen Arbeitnehmer zur Versteuerung wissen

Firmenwagen: Das müssen Arbeitnehmer zur Versteuerung wissen

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Für Außendienstmitarbeiter gang und gäbe, für qualifizierte Fachleute ein interessantes Extra zum Gehalt und für immer mehr besser verdienende Angestellte eine Alternative zur Gehaltserhöhung: der Dienst- oder Firmenwagen. Wer diesen nicht nur für dienstliche Fahrten, sondern auch privat nutzen darf, muss den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Welche Möglichkeiten es dabei gibt, erkläre ich hier zusammen mit steuertipps.de.

Für die Ermittlung des steuerpflichtigen Nutzungswertes gibt es zwei Alternativen: die pauschale 1%-Regelung, bei der monatlich ein Prozent des Listenpreises versteuert werden muss, sowie die Nachweismethode, bei der ein Fahrtenbuch geführt werden muss.

Welche Methode ist günstiger?

Ein Fahrtenbuch ist vor allem dann günstiger, wenn

  • der Firmenwagen wenig privat gefahren wird;
  • die Gesamtfahrleistung im Jahr nur gering ist;
  • der Arbeitnehmer Betriebskosten wie z.B. Benzinkosten selbst tragen muss;
  • der Wagen bereits abgeschrieben ist;
  • der Firmenwagen ein Gebrauchtfahrzeug ist.

Die 1%-Methode ist günstiger, wenn der Firmenwagen in großem Umfang für Privatfahrten genutzt wird.

An die einmal getroffene Wahl für das jeweilige Fahrzeug ist der Arbeitgeber in dem betreffenden Jahr gebunden. Nur wenn ein neues Fahrzeug angeschafft wird, kann er die Methode auch während des Jahres wechseln.

Viele Arbeitgeber wenden die 1%-Methode an, ohne auf die individuelle Situation des Arbeitnehmers Rücksicht zu nehmen. Zwar ist auch für den Arbeitnehmer die Pauschalmethode die einfachste – allerdings nicht immer die günstigste. Mit welcher Methode man letztlich steuerlich »besser fährt«, muss im Einzelfall durchgerechnet werden. Für die 1%-Methode stellt unser Partner steuertipps.de hier einen kostenlosen Rechner zur Verfügung. Ein Fahrtenbuch führt immer zu einer individuellen Berechnung, die sich in Online-Rechnern nicht abbilden lässt.

Tipp: Ist die vom Arbeitgeber angewandte Methode für den Arbeitgeber nachteilig, kann dieser in der Steuererklärung zur günstigeren Methode wechseln und dadurch seinen steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn verringern.

Nutzungswert in der Steuererklärung korrigieren

Im Bruttoarbeitslohn, wie er in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen ist, ist auch der steuerpflichtige Nutzungswert für den Sachbezug »Dienstwagen« enthalten. Arbeitgeber mit Firmenwagen sollten sich vom Arbeitgeber bescheinigen, wie hoch dieser nach der Pauschalmethode versteuerte Nutzungswert ist. Auf einem Zusatzblatt zur Steuererklärung wird dieser Wert dann vom Bruttoarbeitslohn abgezogen und der mit dem Fahrtenbuch ermittelte Nutzungswert addiert.

Der so korrigierte Bruttoarbeitslohn wird in der Anlage N eingetragen. Der Steuererklärung legt man bei:

  • das Zusatzblatt,
  • die Berechnung des individuellen Nutzungswerts,
  • die Bescheinigung des Arbeitgebers über den pauschalen Nutzungswert und
  • den Gesamtkostennachweis des Firmenwagens.

Das Fahrtenbuch muss nur dann vorgelegt werden, wenn man hierzu vom Finanzamt aufgefordert wird.

Selbstverständlich kann man im Rahmen der Steuererklärung auch von der Fahrtenbuchmethode zur Pauschalmethode wechseln, wenn dies günstiger ist.

1%-Methode: Pauschal, aber oft unnötig teuer

Hier wird der Nutzungswert für Privatfahrten monatlich versteuert und beträgt jeweils 1% des Listenpreises. Aufs Jahr gerechnet werden somit 12% des Listenpreises versteuert.

Berechnungsgröße für den steuerpflichtigen Nutzungswert ist der Listenpreis – der nur in den seltensten Fällen mit dem vom Arbeitgeber für das Fahrzeug tatsächlich gezahlte Preisübereinstimmen dürfte. Der »Listenpreis« ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers für das Fahrzeug im Zeitpunkt seiner Erstzulassung. Maßgebend ist der inländische Listenpreis, die Preisempfehlung des Automobilherstellers für den deutschen Markt.

Der Brutto-Listenpreis für ein Neufahrzeug wird auch dann in voller Höhe angesetzt und nicht etwa vermindert, wenn der tatsächliche Kaufpreis wegen Preisnachlass (Händlerrabatt etc.) oder aufgrund von Preisvorteilen bei Kauf im Ausland niedriger ist als der Listenpreis. Er umfasst die Umsatzsteuer sowie die Kosten für Sonderausstattungen einschließlich eines werkseitig eingebauten Navigationsgeräts. Der nachträgliche Einbau von zusätzlichen Ausstattungen in einen Firmenwagen erhöht den Listenpreis nicht.

Der ermittelte Listenpreis wird auf volle 100 Euro abgerundet.

Für Fahrten von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen muss ein zusätzlicher Nutzungswert versteuert werden. Dieser kann nach zwei unterschiedlichen Methoden ermittelt werden, von der der Arbeitnehmer eine auswählen darf:

  • Pauschalbewertung (0,03 %-Regelung): Dabei müssen für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte monatlich 0,03% des Listenpreises als Nutzungswert versteuert werden. Mit diesem Wert sind Hin- und Rückfahrt abgegolten. Oder
  • Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten: Dabei beträgt der steuerpflichtige Nutzungswert für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte für jede tatsächlich durchgeführte Fahrt 0,002% des Listenpreises pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte. Die Einzelbewertung ist günstiger, wenn der Arbeitnehmer an weniger als 15 Tagen im Monat und demzufolge in der jährlichen Steuererklärung an weniger als 180 Tagen im Jahr mit dem Firmenwagen zur regelmäßigen Arbeitsstätte fährt.

Auch dieser Nutzungswert wird dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzugerechnet.

Fahrtenbuch: Viel Aufwand, der sich aber finanziell lohnen kann

Bei dieser Methode muss als steuerpflichtiger Nutzungswert der Teil der Gesamtkosten des Fahrzeugs versteuert werden, der dem Anteil der privaten Fahrten und der Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte an der Gesamtfahrleistung entspricht. Voraussetzung ist, dass

  • die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch Belege nachgewiesen werden und
  • ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.

Die »Gesamtkosten« sind die insgesamt für den Firmenwagen entstehenden Aufwendungen, die der Arbeitgeber getragen hat. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten, zum Beispiel für Benzin, gehören nicht zu den Gesamtkosten.

Der Arbeitnehmer benötigt bei dieser Methode also vom Arbeitgeber einen Nachweis über die Fahrzeugkosten. Über den bürokratischen Mehraufwand für diese Kostenaufstellung wird nicht jeder Arbeitgeber begeistert sein. Grundsätzlich ist er aber zu dieser Auskunft arbeitsrechtlich verpflichtet, soweit sie ihn nicht übermäßig belastet und zumutbar ist. Zu den Gesamtkosten zählen nur solche Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs zu dienen bestimmt sind und im Zusammenhang mit seiner Nutzung zwangsläufig anfallen. Dazu gehören:

  • Abschreibung
  • Betriebskosten, die mit Umsatzsteuer belastet sind, wie zum Beispiel die Kosten für Benzin, Öl, Reifen, Wagenpflege, Reparaturen, Inspektionen
  • Betriebskosten, die nicht mit Umsatzsteuer belastet sind, wie Kfz-Steuer, Haftpflicht- und Fahrzeugversicherungen

Ordnung muss sein!

Mit den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch wird nachgewiesen, wie hoch der Anteil der privaten Fahrten sowie der Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte an der Gesamtfahrleistung ist. Diese Angaben sind im Fahrtenbuch erforderlich:

Für dienstliche Fahrten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für private Fahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.

Für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk mit Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.

Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und vollständig geführt werden, die Eintragungen müssen zudem zeitnah erfolgen.

Ebenfalls wichtig: Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden – Zettelwirtschaft oder ein mit Excel erstellten Fahrtenbuch wird nicht akzeptiert. Der Grund: Am Fahrtenbuch sollen keine nachträglichen Änderungen und Eintragungen durchgeführt werden können.

Da bei der Nachweismethode die genauen Werte erst am Jahresende feststehen, berechnet der Arbeitgeber den monatlichen Nutzungswert zunächst vorläufig, und zwar mit einem Zwölftel des Vorjahresbetrages. Alternativ kann er jeden privat gefahrenen Kilometer mit 0,001% des Listenpreises versteuern. Am Jahresende wird dann der tatsächliche Nutzungswert genau ermittelt. Endet das Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres, wird zu diesem Zeitpunkt abgerechnet.

Für die Fahrten Wohnung-regelmäßige Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen werden bei der Nachweismethode die tatsächlich durchgeführten Fahrten als geldwerter Vorteil versteuert, und zwar in Höhe des tatsächlichen Kilometerkostensatzes.

Leasingfahrzeug als Firmenwagen

Auch wenn der Firmenwagen vom Arbeitgeber geleast wird, muss der Nutzungswert wie bei einem gekauften Fahrzeug ermittelt und versteuert werden.

Bei der Nachweismethode gehen im Allgemeinen statt der Abschreibung die laufenden Leasingraten in die Gesamtkosten ein. Eine Leasingsonderzahlung zu Beginn des Leasingvertrages gehört im Jahr der Zahlung in voller Höhe zu den Gesamtkosten.

Diese Tatsache kann als interessantes Steuersparmodell für Leasingfahrzeuge genutzt werden: Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Leasinggeber eine möglichst hohe Sonderzahlung und entsprechend niedrige Leasingraten. Der Arbeitnehmer ermittelt und versteuert in seiner Steuererklärung den privaten Nutzungswert im Jahr mit der hohen Leasingsonderzahlung nach der Pauschalmethode und wechselt für die Jahre danach zur Nachweismethode. Hier vermindert sich der Nutzungswert bei niedrigen Leasingraten, während er bei der Pauschalmethode von der Höhe der Sonderzahlung unbeeinflusst bleibt. Ein derartiger Wechsel der Methoden ist zulässig; es darf lediglich nicht während des Kalenderjahres gewechselt werden.

Ein anderes angebliches Steuersparmodell empfiehlt, ein Leasingverhältnis in zwei getrennte Verträge aufzuteilen. Der Arbeitgeber schließt einen Leasingvertrag über die berufliche Nutzung ab und der Arbeitnehmer einen Vertrag über die private Nutzung. Die Finanzverwaltung aber erkennt diese Zweivertragsmodelle nicht an.

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Bjoern
Autos und Motorsport - meine Leidenschaft seit über 20 Jahren. Für mich müssen Autos einfach Spaß machen und wenn ich heute Neuwagen teste, dann habe ich meine eigenen Kriterien die ein Fahrzeug erfüllen muss. Ob mich ein Auto so richtig begeistert hat, könnt ihr hier im Blog herausfinden. Dazu kommen Nachrichten aus der Welt des Automobils und des Motorsports. http://about.me/bhabegger